Instrukcja obsługi Freelgo

1. Konfigurator startowy

Konfigurator uruchamia się przy pierwszym uruchomieniu aplikacji i pozwala ustawić podstawowe parametry pracy. Cały proces zajmuje kilka minut. Wszystkie ustawienia można później zmienić w Options & Settings.

1.1 Język i format daty

Język aplikacji wpływa na interfejs, komunikaty systemowe i treść generowanych raportów.

Format daty określa sposób wyświetlania dat w listach zleceń, statystykach i raportach. Dostępne formaty: DD.MM.YYYY, DD/MM/YYYY, MM/DD/YYYY, YYYY-MM-DD.

1.2 Dysk lub folder roboczy

Wskaż miejsce na dysku, w którym Freelgo będzie przechowywać wszystkie zlecenia.

macOS: Proces składa się z dwóch kroków — wybór dysku lub lokalizacji bazowej, następnie wybór/utworzenie konkretnego folderu roboczego. To zachowanie wynika z ograniczeń systemu macOS.

Windows: Wybór dysku i folderu jest połączony w jeden krok.

Możesz wybrać cały dysk (np. D:) lub wskazać konkretny katalog (np. D:/Praca). Lokalizację można zmienić później, ale wymaga to ręcznego przeniesienia danych.

1.3 Nazwa głównego katalogu zleceń

Podaj nazwę folderu dla wszystkich zleceń, np. "Zlecenia", "Orders", "Projects".

Przykład: D:/Zlecenia lub D:/Praca/Zlecenia

1.4 Format nazw folderów zleceń

Wybierz strukturę nazw folderów:

• Nazwa klienta + numer zlecenia
• Nazwa klienta + numer + data
• Sam numer zlecenia

Podgląd pokazuje, jak foldery będą wyglądały na dysku. Zaawansowana konfiguracja (separatory, kolejność, do 4 segmentów) dostępna w Options & Settings → Folders & archive.

1.5 Stawka godzinowa

Wprowadź domyślną stawkę godzinową wykorzystywaną do szacowania wartości zleceń, obliczania budżetów oraz statystyk i raportów.

Stawka jest widoczna tylko dla Ciebie i może być zmieniona lub nadpisana dla konkretnego zlecenia.

1.6 Miesięczny cel finansowy

Podaj docelowy miesięczny przychód. Freelgo używa tej wartości do wyświetlania wskaźników postępu i budowania statystyk. Cel ma charakter informacyjny.

1.7 Pierwszy klient (opcjonalnie)

Możesz dodać pierwszego klienta już teraz lub pominąć ten krok.

1.8 Logo (opcjonalnie)

Dodaj logo swojej firmy, które będzie widoczne w raportach dla klientów. Możesz pominąć i wrócić do tego później.

1.9 Dostęp do nagrywania ekranu (macOs)

Freelgo używa nagrywania ekranu do tworzenia wycinków ekranu (regional screenshots), podglądów zleceń i pracy z narzędziem Tablica.

Możesz przyznać dostęp teraz lub później w ustawieniach systemu.

1.10 Aktywacja licencji

Proces aktywacji:

1. Wpisz adres e-mail powiązany z licencją
2. Zaakceptuj warunki licencji i politykę prywatności
3. Kliknij Send verification code
4. Wprowadź 6-cyfrowy kod wysłany na e-mail

Adres e-mail służy wyłącznie do aktywacji i zarządzania licencją. Możesz też rozpocząć okres testowy.

1.11 Zakończenie

• Struktura folderów zostaje utworzona
• Ustawienia zapisane
• Aplikacja przechodzi do głównego widoku

2. Ekran startowy – Statystyki

Główny widok aplikacji dający szybki przegląd pracy, zleceń i wyników finansowych.

2.1 Górny pasek sterowania

Funkcje:

• Start/Stop — uruchamianie i zatrzymywanie licznika czasu
• Pomodoro — tryb pracy w interwałach
• Zmiana rozmiaru okna — szybkie zmniejszanie/przywracanie widoku

Licznik czasu działa globalnie, niezależnie od aktualnie otwartego zlecenia.

2.2 Kafelki statystyk

Układ kafelków jest stały, ale część zawiera dodatkowe widoki.

Nawigacja:

• Kropki w prawym górnym rogu = możliwość przełączania między widokami
• Przełączanie przez kliknięcie w kropki
• Zmiana zakresu czasu: This Week / This Month / To Date

Dostępne statystyki:

2.3 Gwiazdki (ocena klientów)

Każde zlecenie może zostać ocenione. Na podstawie ocen zleceń budowana jest średnia ocena klienta, widoczna przy jego nazwie. Oceny mają charakter pomocniczy i służą analizie jakości współpracy.

2.4 Krzywa przychodów (Revenue Curve)

Porównanie bieżącego i poprzedniego miesiąca — pozwala szybko ocenić dynamikę przychodów.

2.5 Archiwum statystyk

W prawym dolnym rogu dostępne Statistics Archive:

• Przegląd statystyk z poprzednich miesięcy i lat
• Eksport danych do CSV

2.6 Pływające przyciski skrótów (Drag Buttons)

Ikona okręgu z krzyżykiem (+) domyślnie dodaje nowe zlecenie, ale:

• Przyciski są konfigurowalne
• Można je przeciągać w dowolne miejsce ekranu
• Aplikacja zapamiętuje ich pozycję

Zarządzanie: Kliknij ikonę (⋯) w prawym górnym rogu → Manage Buttons — możesz dodawać, usuwać lub całkowicie zrezygnować z przycisków.

2.7 Dolne menu nawigacyjne

Stały dostęp do kluczowych obszarów:

• Dodaj/Zarządzaj klientami
• Lista zleceń
• Narzędzia: Czyściciel tekstu, Kalkulator DPI, Popularne formaty, Próbnik kolorów, Tablica

3. Klienci

3.1 Dodawanie klienta

1. Przejdź do Dodaj/Zarządzaj klientami
2. Wpisz nazwę w polu Client Name
3. Kliknij Save Client

⚠️ Ważne: Nazwa klienta jest jednocześnie nazwą folderu na dysku, w którym zapisywane są wszystkie jego zlecenia.

3.2 Dane klienta (opcjonalne)

• Pełna nazwa firmy
• Adres
• Numer VAT
• Notatki
• Status umowy

3.3 Status umowy

Klient bez umowy:

• Oznaczony na czerwono
• Wyświetlane przypomnienie: "Pamiętaj o podpisaniu umowy"
• Status nie blokuje pracy, pełni funkcję kontrolną

3.4 Aktywni i nieaktywni klienci

Freelgo nie usuwa klientów — zgodnie z zasadą, że żadne dane użytkownika nie są kasowane.

Klient aktywny:

• Można dodawać nowe zlecenia
• Pojawia się na listach wyboru
• Uwzględniany w statystykach

Klient nieaktywny:

• Brak możliwości dodawania zleceń
• Nie pojawia się na liście przy tworzeniu zleceń
• Nie liczony w statystykach
• Trafia do sekcji Inactive Clients

Ponowna aktywacja: Możliwa w dowolnym momencie — klient wraca na listy i do statystyk.

4. Zlecenia

4.1 Dodawanie nowego zlecenia

Krok po kroku:

1. Wybór klienta – z widoczną średnią oceną (gwiazdki)
2. Osoba zamawiająca – lista oddzielna dla każdego klienta, możliwość dodania nowej osoby
3. Opis zlecenia — krótki, unikalny opis (format, kampania, wyróżnik, który pozwoli odnaleźć)
4. Cena — pole "Price – hourly rate, leave blank": puste = rozliczenie godzinowe, wypełnione = ustalona cena
5. Deadline — opcjonalny termin realizacji, zmienialny w każdej chwili
6. Utwórz Zlecenie — tworzenie nowego zlecenia

Po utworzeniu:

• Automatyczne utworzenie struktury folderów
• Zlecenie pojawia się na liście
• Uwzględnienie w statystykach i kalendarzu

4.2 Lista zleceń

Górna część:

• Wybierz klienta — wybór klienta z oceną gwiazdkową
• Szukaj zleceń — szybkie filtrowanie po opisie, numerze, danych

Filtrowanie:

• Zakres dat: Ten miesiąc / Zeszły miesiąc
• Status: Otwarte / Zamknięte / Archiwalne
• Filtry można łączyć

Karta zlecenia zawiera:

• Numer zlecenia
• Opis
• Data
• Cena
• Ikona podglądu plików
• Ikona statusu

Kliknięcie strzałki rozwija szczegóły zlecenia.

4.3 Akcje na zleceniu (gest przeciągnięcia w lewo)

Przeciągnięcie karty w bok odsłania:

• 🔒 Zamknij/Otwórz zlecenie
• ✅ Oznacz jako wysłane/zatwierdzone
• 📄 Duplikuj zlecenie
• 🗑 Usuń zlecenie (zostaje ukryte)

4.4 Szczegóły zlecenia

Po rozwinięciu karty dostępne:

• Osoba zamawiająca
• Liczba i lista rewizji
• Sesje pracy z czasem i stawkami
• Notatki
• Ocena zlecenia (gwiazdki)
• Deadline (można zmienić)

4.5 Pliki zlecenia (po przeciągnięciu w lewo)

Każde zlecenie ma własny folder:

• Wyświetlanie w strukturze folderów
• Otwieranie i podgląd (spacja) bez opuszczania Freelgo
• Struktura odpowiada fizycznym plikom na dysku

4.6 Operacje zbiorcze

Dostępne z poziomu listy:

• Masowe zamykanie/otwieranie zleceń
• Generowanie zestawień i PDF-ów

4.7 Edycja opisu i ceny

Edycja bez osobnego widoku:

• Kliknięcie w opis → okno edycji
• Kliknięcie w cenę → okno edycji
• Zmiany zapisywane natychmiast

5. Generowanie zestawień (eksport)

5.1 Zasada działania

Zestawienie = aktualnie widoczna lista zleceń

Co widzisz na ekranie → trafia do zestawienia. Aplikacja nie pyta "co eksportować" — eksportuje dokładnie to, co zostało odfiltrowane.

5.2 Proces krok po kroku

1. Ustawić filtry (zakres dat, status, klient)
2. Sprawdzić widoczną listę zleceń
3. Wygenerować zestawienie (PDF)

5.3 Przykładowe scenariusze

Rozliczenie bieżącego miesiąca:

• Filtr: This month
• Opcjonalnie: Closed
• Generowanie → eksport

Rozliczenie poprzedniego miesiąca:

• Filtr: Last month
• Generowanie → eksport

Poprzedni miesiąc z otwartym zleceniem:

• Bulk close wszystkich z poprzedniego miesiąca
• Jedno zlecenie pozostawić jako Open
• Filtry: Last month + Closed
• Generowanie → eksport

Dlatego istnieją:

• Filtry statusów (Open/Closed/Archived)
• Hurtowe zamykanie zleceń
• Zasada: eksport = aktualny widok

6. Opcje i ustawienia (Options & Settings)

6.1 Basics

Katalog zleceń:

• Select path to Orders directory — wybór lokalizacji
• Folder name — nazwa głównego katalogu
• Status pokazuje: Status: OK, Bookmark (macOs): OK
• Migrate Orders directory — odświeżenie ścieżek po przeniesieniu

Stawka i cele:

• Hourly rate — domyślna stawka
• Monthly goal — miesięczny cel finansowy
• Bill in half-hour intervals:
  • Włączone: rozliczanie co 30 min
  • Wyłączone: zaokrąglanie do pełnych godzin

Logo:

• Add Logo — dla zestawień i materiałów eksportowych

Zapis: Po zmianach kliknij Save User Data.

6.2 Appearance & language

• App language — język interfejsu
• Date format — format wyświetlania dat
• App color — kolor akcentu
• Show goal indicators — wizualne progi celu (25%, 50%, 75%, 100%)

6.3 Folders & archive

Zachowanie po utworzeniu:

• Open folder after creating an order — automatyczne otwarcie folderu
• Generate confirmation text — tekst kopiowany do schowka

Format nazw folderów:

Elementy: Client name, Order number, Date, None

Separatory: . (kropka), - (myślnik), _ (podkreślenie), spacja

Opcje zapisu:

• Save for future orders only
• Save for future orders and rename existing

Dodatkowe podfoldery: Do 10 automatycznie tworzonych podfolderów (Materials, Print, Final, Photos)

Archiwizacja: Decyzja kiedy zlecenia trafiają do archiwum — po zakończeniu, po określonym czasie lub ręcznie.

6.4 Database

Kopie zapasowe:

• Automatic daily backup — codzienna kopia
• Data ostatniego backupu i lokalizacja
• Backup folder — wybór miejsca zapisu
• Restore default location — powrót do domyślnej lokalizacji

Bezpieczeństwo:

• Encrypt backups (password) — szyfrowanie kopii
• Hasło zapisywane lokalnie
• Set/change password, Forget

Akcje:

• Back up now — ręczna kopia
• Import backup — przywracanie danych

6.5 Integrations

Integracje:

• Open in Bridge — otwieranie w Adobe Bridge
• Time only from apps — liczenie czasu z wybranych aplikacji

Zaawansowane statystyki:

• Log all time — rejestrowanie całego czasu
• Log orders only — liczenie czasu tylko w zleceniach
• Add apps to statistics — wybór konkretnych aplikacji

System:

• Launch Freelgo at login — automatyczne uruchamianie

7. Archiwizacja i migracja

7.1 Archiwizacja zleceń

Problem: Duża liczba projektów (po 2-3 latach) w jednym katalogu spowalnia system.

Rozwiązanie:

1. Ręcznie wybierz stare katalogi zleceń
2. Spakuj do archiwum (ZIP) i przenieś na inny dysk
3. Uruchom Order archiving w ustawieniach

Efekt:

• Zlecenia bez katalogów oznaczone jako ARCHIVED (wyróżnione kolorem)
• Widoczne na liście, możliwość filtrowania lub ukrycia
• Zablokowane przed edycją
• Dostępne do wglądu i statystyk

Przywracanie:

1. Przywróć katalogi z archiwum do głównego folderu
2. Uruchom ponownie Order archiving
3. Freelgo wykryje katalogi i przywróci zlecenia

7.2 Migracja katalogu (Migrate Orders directory)

Zastosowanie:

• Zmiana dysku
• Przeniesienie na inny komputer
• Reorganizacja struktury folderów

Proces:

1. Ręcznie skopiuj katalog zleceń do nowej lokalizacji
2. W Freelgo wybierz nową lokalizację
3. Zatwierdź migrację

Efekt: Odświeżenie ścieżek, aktualizacja uprawnień, pełna funkcjonalność bez utraty danych.

8. Narzędzia

8.1 Kalkulator DPI (duży format)

Zastosowanie: Projekty wielkoformatowe (banery, billboardy, siatki, okleiny).

Proces:

1. Wpisz szerokość i wysokość w centymetrach
2. Kliknij Calculate your DPI
3. Freelgo wyliczy rekomendowane DPI

Rekomendacje: DPI wystarczające jakościowo przy normalnym dystansie, bez niepotrzebnie dużych plików.

Przykład: Format 300 × 200 cm → Recommended DPI: 100

Ostrzeżenie dla formatów >500 cm:

• Bardzo duże wydruki przygotowuje się w skali 1:10
• Drukarnie nie oczekują plików 1:1
• Freelgo wskazuje zalecaną skalę i odpowiednie DPI

Przykład:

• Format docelowy: 300 × 600 cm
• Zalecany plik: 30 × 60 cm przy 800 DPI

✔️ Służy do:

• Szybkiej weryfikacji DPI przed projektem
• Sprawdzenia wielkości pliku
• Uniknięcia błędów przy dużych formatach

❌ Nie zastępuje:

• Specyfikacji konkretnej drukarni
• Indywidualnych wymagań technologicznych

8.2 Popular Formats (Popularne formaty)

Zawartość:

• Popularne serie formatów (A, B)
• Dokładne wymiary w mm i px (300 dpi)
• Gotowe szablony dla programów graficznych

Proces:

1. Wybierz serię (np. A, B)
2. Wybierz format (np. B2)
3. Freelgo wyświetli wymiary w mm i px

Kopiowanie: Kliknięcie w wymiar → kopiowanie do schowka → szybkie wklejenie do Photoshopa, Illustratora, InDesigna.

Szablony programów:

Ikony na dole ekranu:

• Ps — Adobe Photoshop
• Ai — Adobe Illustrator
• Id — Adobe InDesign

Kliknięcie w ikonę:

• Otwiera gotowy szablon dla wybranego formatu
• Plik otwiera się bezpośrednio w programie
• Poprawny rozmiar, właściwe jednostki, ustawienia druku

Eliminuje:

• Ręczne przeliczanie mm → px
• Sprawdzanie tabel formatów
• Tworzenie dokumentów "na oko"

8.3 Color Sampler (Próbnik kolorów)

Pobieranie koloru:

1. Kliknij ikonę pipety
2. Wskaż piksel na ekranie (system-wide)
3. Kolor pojawia się w podglądzie

Działa globalnie — pobieranie z przeglądarki, grafiki, aplikacji, interfejsu systemu.

Informacje o kolorze:

• RGB (np. 0, 120, 212)
• HEX (np. #0078D4)
• Kopiowanie jednym kliknięciem
• Copy without # — dla zmiennych, CSS

Historia kolorów:

• Automatyczne zapamiętywanie
• Wyświetlanie HEX i RGB
• Szybki powrót do wcześniej użytych kolorów

Przydatne przy:

• Pracy nad identyfikacją wizualną
• Dopasowywaniu kolorów między projektami
• Porównywaniu wariantów

Eliminuje:

• Przełączanie do Photoshopa po pipetę
• Ręczne zapisywanie kodów
• Korzystanie z zewnętrznych narzędzi

8.4 Tablica referencyjna (Reference Board)

Funkcja: Podręczna tablica wizualna zawsze na wierzchu, bez przełączania okien.

Dodawanie materiałów:

• Ikona aparatu → regional screenshot (zaznaczanie fragmentu ekranu)
• Drag & drop plików
• Wklejanie obrazów

Zarządzanie:

• Skalowanie obrazów
• Ustawianie kolejności warstw (PPM → przeniesienie na wierzch)
• Usuwanie przez długie przytrzymanie (long press)

Zalety:

• Freelgo działa zawsze na wierzchu
• Brak przełączania między programami
• Wszystkie materiały stale widoczne

Trwałość:

• Obrazy zapamiętywane
• Po ponownym uruchomieniu tablica wygląda tak samo
• Wizualny kontekst projektu

Efekt: Mniej chaosu, szybsze decyzje, pełna koncentracja bez opuszczania Freelgo.

9. Poprawki w zleceniu

Poprawki to osobne pozycje rozliczeniowe przypisane do konkretnego zlecenia.

Korzyści:

• Wiesz ile poprawek było wykonanych
• Znasz koszt każdej poprawki
• Rozliczanie niezależne od głównej ceny
• Zawsze mają kontekst

9.1 Dodawanie poprawki

Po kliknięciu "Dodaj poprawkę" uzupełnij:

1. Opis poprawki

Krótki zakres, np.:

• "Zmiana kolorystyki banera"
• "Dodatkowa wersja do druku"
• "Poprawki po uwagach klienta"

Widoczny w szczegółach zlecenia, zestawieniach, eksporcie PDF.

2. Sposób wyceny poprawki

A. Cena ustalona (kwota z góry)

• Gdy klient zaakceptował konkretną kwotę
• Poprawka nie wymaga liczenia czasu
• Jedna kwota, niezależna od czasu

B. Stawka godzinowa (domyślna)

• Rozliczenie godzinowe
• Użycie globalnej stawki z ustawień
• Czas pracy liczony, rozliczenie wg stawki

C. Indywidualna stawka godzinowa

• Inna stawka niż standardowa
• Dla konkretnej poprawki
• Nie wpływa na inne zlecenia

9.2 Wpływ na rozliczenie

Każda poprawka:

• Ma własną cenę lub rozliczenie godzinowe
• Jest uwzględniana w zestawieniach i PDF
• Sumuje się z ceną zlecenia, ale widoczna osobno

Korzyści:

• Pokazanie klientowi za co płaci
• Widoczność które zlecenia "puchną"
• Twarde dane do rozmów: "To zlecenie miało 7 poprawek, 5 płatnych"

9.3 Mierzenie czasu poprawki

Uruchomienie: Kliknij kafelek poprawki

Efekt:

• Poprawka staje się aktywna
• Uruchomienie licznika czasu tylko dla tej poprawki
• Czas nie trafia "do zlecenia ogólnie"

W praktyce:

• Wiesz ile czasu zajęła dana poprawka
• Rozliczanie poprawek godzinowych niezależnie
• Czytelny podział: praca główna vs poprawki

Możliwości:

• Przełączanie między poprawkami
• Zatrzymywanie czasu
• Powrót do poprawki później
• Każda poprawka zachowuje własny czas, wycenę, kontekst

10. Sesje pracy

10.1 Dodawanie sesji

1. Kliknij + Sesje pracy w zleceniu
2. Uzupełnij pola:
   • Opis — etap lub rodzaj pracy (np. "Projekt", "Skład", "Poprawki")
   • Stawka indywidualna (opcjonalnie) — własna stawka dla sesji; puste pole = stawka zlecenia lub globalna
   • Planowany czas (minuty) — budżet czasu (opcjonalnie)
3. Kliknij Dodaj

10.2 Uruchamianie pomiaru

Rozpoczęcie: Kliknij kafelek sesji pracy

Działanie:

• Aktywna sesja przejmuje licznik w górnym pasku
• Czas liczony tylko dla tej sesji
• Możliwość zatrzymania, wznowienia, przełączania
• Powrót do sesji później — czas sumowany

10.3 Wiele sesji w zleceniu

• Każda sesja ma własny licznik
• Łączny czas zlecenia = suma czasów wszystkich sesji
• Każda sesja może mieć inną stawkę i planowany czas

10.4 Przeliczanie na koszt

• Automatyczne przeliczanie czasu na koszt wg stawki
• Przy planowanym czasie: wyświetlanie różnicy między planem a faktem

10.5 Edycja i kontrola

• Dodawanie sesji w dowolnym momencie
• Zapisywanie razem ze zleceniem
• Uwzględnianie w zestawieniach

11. Budżet czasu - workflow

11.1 Planowanie projektu

Dodaj sesje odpowiadające etapom:

• Szukanie inspiracji
• Design
• Mockupy
• Eksporty

Dla każdej sesji:

• Planowany czas (minuty)
• Opcjonalnie indywidualna stawka

Freelgo wyliczy:

• Łączny planowany czas
• Planowaną kwotę zlecenia

11.2 Uruchomienie mierzenia

Kliknij kafelek sesji → licznik startuje i odlicza czas od tyłu (od planu do zera).

W trakcie:

• Pauzowanie licznika
• Przełączanie między sesjami
• Wielokrotny powrót do sesji

11.3 Przekroczenie czasu

Gdy planowany czas się skończy:

• Licznik nie zatrzymuje się
• Zaczyna liczyć na minusie
• Każda dodatkowa minuta przeliczana na kwotę
• Zwiększenie rzeczywistego kosztu

Widoczne:

• Czas planowany vs faktyczny
• Kwota planowana vs rzeczywista

11.4 Zakończenie i decyzja

Po zakończeniu pracy możesz:

• Pozostawić cenę planowaną (widoczne przekroczenie)
• Ustawić cenę rzeczywistą (z faktycznego czasu)
• Zmienić cenę ręcznie

Freelgo nie narzuca sposobu rozliczenia — dostarcza dane do decyzji.

11.5 Zapisane dane

Dla każdej sesji i całego zlecenia:

• Planowany czas
• Rzeczywisty czas
• Planowana kwota
• Rzeczywista kwota

Przy kolejnych zleceniach:

• Łatwiejsze planowanie czasu etapów
• Lepsze wycenianie projektów
• Widoczność gdzie regularnie przekraczasz budżet